Como a tecnologia impacta o departamento jurídico

Não tem como negar: a tecnologia é necessária para o departamento jurídico de qualquer empresa. Isso porque ela causa impacto positivo. A tecnologia não veio para dificultar ou atrapalhar o processo de trabalho, muito pelo contrário. Ela é, na verdade, uma grande aliada para elevar o departamento a um nível muito mais alto.

Adotar a tecnologia traz ganhos em diversas frentes. Neste post vamos nos concentrar em duas delas, que são bastante relevantes: redução de tarefas e maior controle das etapas.

Redução de tarefas

Não é de hoje que os profissionais de departamentos jurídicos perdem muito tempo para completar tarefas repetitivas, que precisam ser feitas quase todos os dias. E isso toma cada vez mais tempo, porque o volume de informações só cresce.

Tais atividades não geram valor algum na visão do cliente, seja ele interno (dentro da empresa) ou externo. Na verdade, esse volume gigante de trabalho sequer é percebido por quem está fora do departamento jurídico.

A solução para mudar isso está na tecnologia. Quando documentos são digitalizados e processos, automatizados, a tecnologia se encarrega, por exemplo, de organizar, separar e arquivar cada um deles em pastas eletrônicas. E isso é feito com uma velocidade muito além da capacidade humana.

Ao precisar de um dado ou informação, realizar uma busca é também muito mais rápida do que ficar procurando em arquivos e pastas físicas.

Cabe aqui uma interessante analogia. No passado, quando alguém precisava fazer uma pesquisa de qualquer natureza, precisava se dirigir até uma biblioteca e folhear livros ou jornais um por um. Hoje, basta digitar uma palavra no Google para se ter acesso em instantes a uma lista de informações pertinentes.

No departamento jurídico, a tecnologia não só organiza, mas também pode fazer os cruzamentos de dados provenientes de várias fontes. Assim, o profissional é munido de informações que lhe permite ser mais bem-sucedido numa ação ou numa tomada de decisão.

Quando a tecnologia assume as diversas tarefas rotineiras, cada profissional tem mais tempo para aplicar sua expertise e  inteligência jurídica naquilo que gera valor, como análise preventiva de casos, elaboração de minúcias em contratos, gestão de processos, atendimento a clientes etc.

Aliás, tarefas repetitivas geralmente desmotivam as pessoas, o que consequentemente gera queda de produtividade. Por outro lado, quando uma pessoa faz o que gosta e sente que seu trabalho tem valor, o índice de produtividade tende a aumentar.

Maior controle das etapas

Outra grande vantagem da automatização do departamento jurídico é garantir maior controle de etapas, com menor risco de perda de informações, assim como de prazos.

Comecemos por uma comparação de ter tudo no papel, arquivados manualmente, diante da digitalização e armazenamento numa nuvem. Percebe como no primeiro é mais fácil de se perder um documento?

O armazenamento na nuvem, é bom lembrar, teve expressiva evolução em termos de segurança. Com base em criptografia, os documentos só podem ser acessados por quem tem autorização prévia. Além disso, a criptografia tem alto nível de proteção contra ações de hackers.

Por outro lado, a tecnologia também pode monitorar as etapas dos andamentos processuais, conforme o que for publicado nos  websites dos tribunais e nos diários oficiais. Esse acompanhamento, sem a tecnologia, é uma tarefa árdua. Perder um prazo causa retrabalho, alongamento para o resultado final de uma ação, quando não coloca tudo a perder num processo.

Em resumo: Com a tecnologia, as etapas ficam mais sob controle, e as tarefas repetitivas e rotineiras são realizadas com mais agilidade e assertividade pelas máquinas. O tempo de cada profissional do departamento jurídico é valioso demais e deve ser  destinado àquilo que realmente importa para a companhia.