Organização de dados: Saiba como fazer e qual a sua importância

O departamento jurídico, tradicionalmente, tem uma infinidade de tarefas, processos, documentos e por aí vai. Fazer a gestão de tudo, no passado, era um grande desafio. Hoje, a tecnologia ajuda demais essa gestão – e de forma muito mais eficiente. Para isso, é preciso organizar os dados.

O que é organização de dados?

Basicamente, é reunir todas as informações, documentos, enfim, todos os tipos de dados, em um conjunto de arquivos de forma integrada, ou seja, cada arquivo conversa entre si. Tudo isso forma o chamado banco de dados, que fica armazenado
com segurança na nuvem, o que é facilmente acessado e gerenciado.

Para garantir uma bem-sucedida organização de dados, o banco de dados, com grande capacidade de armazenamento, deve abrigar o máximo possível de informações do departamento, como documentos, pagamentos, recibos e notas fiscais, nomes dos profissionais e dos clientes com endereço, e-mails, telefones etc.

A importância de dados organizados

São diversas as vantagens de manter os dados organizados com a tecnologia. Entre elas, duas especialmente se destacam: a redução no risco de perda das informações, ou seja, maior segurança quanto a relatórios; e a otimização dos processos, de forma a garantir uma melhor gestão.

Trocando em miúdos, a importância da organização dos dados traz grandes benefícios, tais como:

  1. Aumenta o controle interno e externo dos processos, otimizando-os;
  2. Facilita a gestão como um todo, inclusive no controle financeiro (receitas, despesas, honorários etc.);
  3. Facilita a análise de falhas e gaps;
  4. Dá mais agilidade e eficiência aos processos dentro e fora do departamento e da empresa;
  5. Embasa o desenvolvimento de estratégias, assim como as tomadas de decisão;
  6. Permite acesso rápido a documentos, informações e atualizações de andamentos de casos e processos, inclusive por buscas automatizadas que levam segundos;
  7. Fornece as mais diversas análises com o cruzamento de dados;
  8. Melhora o planejamento e organização do tempo das equipes;
  9. Resulta em melhoria da performance e dos resultados do departamento, aumentando a produtividade individual e da  equipe;
  10. Amplia o nível de segurança dos documentos.

Vale destacar que a organização dos dados, alinhada a um software jurídico, gera relatórios, inclusive a partir do recebimento de notificações oficiais e da captura automática de andamentos processuais. Além disso, um sistema interconectado facilita a gestão das pessoas e dos processos, automatiza atividades repetitivas e reduz a taxa de erros.

Vantagens para o gestor

A organização dos dados permite ao gestor do departamento ter um mapa de todo o fluxo de trabalho e tarefas a serem  cumpridas, assim como da ociosidade ou sobrecarga de cada um da sua equipe.

Para isso, dentro da organização dos dados, o ideal é contar com uma agenda compartilhada por todos do departamento. Por ela, fica fácil a visualização das demandas diárias, semanais e mensais.

Essa agenda, suportada por software jurídico, é dinâmica e envia lembretes sobre prazos, audiências, reuniões de cada  processo jurídico. Assim, evita-se os prejuízos e retrabalhos com a perda de um prazo.

A tecnologia veio para facilitar a gestão, deixando à inteligência humana definir as prioridades de trabalho e as  responsabilidades de cada um da equipe; compreender as competências de cada indivíduo; delegar tarefas…

Não é demais destacar que, quando o departamento jurídico está com seus dados organizados, seus profissionais desempenham melhor suas funções, colocando seu foco em ações, processos e eventos jurídicos, e tudo o mais que gera valor para o departamento e para a companhia.

Com todos os subsídios fornecidos pela tecnologia, o gestor é o maestro de seu grupo, sendo o responsável pelo ajuste fino para que todos mantenham o ritmo e o tom.